Política y Privacidad – UP MOTOS S.A.S

En UP MOTOS S.A.S. respetamos la privacidad de nuestros clientes, usuarios, visitantes, empleados y proveedores. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales explica qué información recogemos, para qué la usamos, con quién la compartimos, cuánto tiempo la conservamos y cómo puede usted ejercer sus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta política se aplica a todos los datos personales que UP MOTOS trata en sus establecimientos comerciales, sus bodegas, su sitio web upmotos.com, su línea de WhatsApp, sus llamadas, su correo electrónico y cualquier otro canal de atención.

1. Identificación del responsable

Razón social: UP MOTOS S.A.S.
NIT: 901.259.449-4
Domicilio y dirección principal: Calle 49 # 45-20, Rionegro, Antioquia – Colombia
Correo electrónico: administracion@upmotos.com
Teléfono y WhatsApp: 319 281 8281
Sitio web: https://upmotos.com

UP MOTOS S.A.S. es el Responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política. El área encargada de atender consultas y reclamos es Administración, a través de los canales indicados en el numeral 12.

2. Marco legal

Esta política se rige por:

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20 (intimidad y hábeas data).
Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), que compila el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.
Ley 2300 de 2023, sobre el horario y la forma de los contactos comerciales y de cobranza.
Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y normas de comercio electrónico, en lo que corresponda.
Las instrucciones y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluida su guía sobre sistemas de videovigilancia.

3. Definiciones

Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, el estado civil o la profesión.
Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen racial u orientación política o religiosa.
Titular: la persona a quien pertenecen los datos.
Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento (UP MOTOS S.A.S.).
Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor tecnológico o una transportadora.
Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
Aviso de privacidad: comunicación breve que informa al titular sobre la existencia de esta política y la forma de consultarla.

4. Principios

UP MOTOS trata los datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad y no los usamos para fines distintos de los informados al titular.

5. Datos que recopilamos

Según la relación que usted tenga con nosotros, podemos tratar:

Clientes y usuarios: nombre, número de documento o NIT, teléfono, correo electrónico, dirección de entrega y de facturación, ciudad, historial de compras y cotizaciones, y datos de la motocicleta (marca, modelo, año) para identificar el repuesto correcto.
Compras en línea: los datos del pedido y del envío. Los datos de tarjetas y cuentas bancarias los recibe directamente la pasarela de pago; UP MOTOS no los conoce ni los almacena.
Contacto por WhatsApp, llamadas y correo: número telefónico, nombre de perfil y contenido de los mensajes necesarios para atender su solicitud.
Navegación en el sitio web: datos técnicos y cookies, según el numeral 15.
Visitantes de nuestras instalaciones: imágenes y, cuando corresponda, audio captados por los sistemas de seguridad, según el numeral 9.
Empleados, exempleados y candidatos: los datos descritos en el numeral 10.
Proveedores y contratistas: los datos descritos en el numeral 10.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos de clientes y usuarios se usan para:

Brindar asesoría técnica y comercial, y responder solicitudes y cotizaciones.
Procesar ventas, pagos, despachos, entregas, garantías, cambios y devoluciones.
Emitir la factura electrónica y cumplir obligaciones tributarias, contables y legales.
Gestionar la cuenta del usuario en el sitio web y el seguimiento de sus pedidos.
Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de garantía.
Enviar información comercial, promociones y novedades, solo cuando el titular lo haya autorizado (numeral 16).
Medir la satisfacción del cliente y mejorar nuestros productos, servicios y el sitio web.
Proteger a las personas y los bienes en nuestras instalaciones (numeral 9).
Prevenir fraudes y atender requerimientos de autoridades competentes.

7. Autorización del titular

UP MOTOS solicita la autorización del titular antes de tratar sus datos, de forma previa, expresa e informada, salvo en los casos en que la ley no la exige. Navegar por el sitio web o escribirnos por WhatsApp no constituye por sí solo una autorización para cualquier finalidad.

La autorización se obtiene por medios que permiten conservar prueba de ella, por ejemplo:

En el sitio web: una casilla de aceptación, no marcada de antemano, en el registro de cuenta, en el formulario de contacto y al finalizar la compra, con enlace a esta política.
Por WhatsApp: un mensaje inicial que informa esta política y pide al titular aceptarla; la respuesta afirmativa queda registrada en la conversación.
Por teléfono: la aceptación verbal, informada al inicio de la llamada y registrada.
En el punto de venta: un formato físico o digital firmado o aceptado por el titular.
En las instalaciones: para la videovigilancia, avisos visibles antes de entrar al área vigilada (numeral 9).

Las comunicaciones comerciales y publicitarias requieren una autorización independiente, que el titular puede dar o negar sin que eso afecte su compra o la atención que recibe.

No se requiere autorización cuando se trate de datos de naturaleza pública; información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Prueba de la autorización: UP MOTOS conserva prueba de la autorización otorgada, por el medio en que fue obtenida, y la entrega al titular cuando la solicite.

8. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Cuando UP MOTOS necesite tratarlos, informará cuáles son, la finalidad y el carácter facultativo de la respuesta, y pedirá autorización explícita. Las imágenes captadas por las cámaras se tratan con las garantías reforzadas del numeral 9.

Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan cuando respondan a su interés superior y respeten sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal. El sitio web y la venta en línea están dirigidos a personas mayores de edad.

9. Videovigilancia y grabación de audio

Nuestros establecimientos comerciales, áreas de atención al público, bodegas y demás instalaciones cuentan con sistemas de seguridad que captan imágenes y, en las áreas donde así se indique expresamente, también audio.

Finalidades:

La seguridad de clientes, empleados y visitantes.
La protección de mercancías, inventarios e instalaciones.
La prevención e investigación de incidentes de seguridad.
La protección de los bienes de la empresa y de terceros.

Información al titular: en los accesos y en las áreas vigiladas hay avisos visibles que informan la existencia del sistema, el responsable y dónde consultar esta política.

Captación de audio: no todas las cámaras graban audio. Cada cámara que registra audio lo indica con un aviso visible junto a ella. El audio solo se capta donde resulta necesario y proporcional para las finalidades de seguridad y no se usa para vigilar conversaciones privadas.

Espacios excluidos: no se instalan cámaras ni micrófonos en baños, vestidores, zonas de descanso, de alimentación ni en ningún espacio donde pueda vulnerarse la intimidad de las personas.

Acceso restringido: solo pueden ver las grabaciones el personal autorizado de UP MOTOS y, cuando corresponda, la empresa de seguridad contratada. Se entregan a terceros únicamente por orden de autoridad competente o para la investigación de un incidente.

Conservación: las grabaciones se conservan hasta por sesenta (60) días calendario y luego se sobrescriben o eliminan automáticamente. Cuando una grabación sea necesaria para investigar un incidente, atender un reclamo o un proceso judicial o administrativo, se conserva el tiempo que ese trámite lo exija.

10. Información de empleados, candidatos y proveedores

Empleados y exempleados: UP MOTOS trata datos de identificación, contacto, formación, experiencia, nómina, seguridad social, afiliaciones, evaluaciones y los demás que exige la relación laboral, para gestionar el contrato de trabajo, pagar salarios y prestaciones, cumplir obligaciones del Sistema de Seguridad Social y de seguridad y salud en el trabajo, y expedir certificaciones. Los datos de salud se tratan con las reservas propias de los datos sensibles y se custodian por separado.

Candidatos: las hojas de vida se usan solo para el proceso de selección. Si la persona no es contratada, sus datos se eliminan o se conservan para futuros procesos únicamente con su autorización.

Proveedores y contratistas: se tratan los datos de contacto, identificación, información tributaria y bancaria de la persona o de sus representantes, para gestionar la relación comercial, los pagos, la facturación y las obligaciones legales.

Esta información tiene acceso restringido al personal que la necesita para sus funciones y se protege con las medidas descritas en el numeral 13.

11. Derechos del titular

Como titular de los datos personales, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, mientras deban conservarse facturas o soportes contables.
Acceder gratuitamente a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante UP MOTOS.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro, acreditando su condición.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Canales de atención:

Correo electrónico: administracion@upmotos.com
WhatsApp: 319 281 8281
De forma presencial en la dirección principal: Calle 49 # 45-20, Rionegro, Antioquia.

La solicitud debe incluir: nombre completo y documento de identidad del titular; descripción clara de lo que solicita; dirección, correo o teléfono para recibir la respuesta; y, si actúa en nombre de otro, el documento que lo acredita.

Consultas (para conocer la información que tenemos de usted): se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento):

Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasados dos (2) meses no lo completa, se entenderá que desistió.
Si UP MOTOS no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
Recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta que se resuelva.
Se resolverá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Requisito ante la SIC: el titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite ante UP MOTOS.

13. Seguridad de la información

UP MOTOS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

Acceso a los sistemas con usuario y contraseña, limitado al personal que lo necesita.
Conexión cifrada (HTTPS) en el sitio web.
Copias de respaldo de la información.
Deber de confidencialidad de empleados y encargados, incluso después de terminada su relación con la empresa.

Si ocurre un incidente que afecte la seguridad de los datos, UP MOTOS lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y tomará las medidas necesarias para mitigarlo.

14. Terceros que tratan información: transportadoras, pagos y proveedores tecnológicos

UP MOTOS no vende, alquila ni comercializa datos personales. Solo los comparte con terceros, en calidad de encargados o de responsables independientes, cuando es necesario para prestar el servicio o cumplir la ley:

Empresas de transporte y mensajería contratadas: nombre, teléfono y dirección de entrega, solo para despachar y entregar pedidos.
Operadores de pago: los pagos en línea se procesan a través de Wompi y de los demás operadores de pago o financiación que se ofrezcan en el sitio. Estos operadores reciben directamente los datos de pago, bajo sus propias políticas y estándares de seguridad.
Proveedores tecnológicos: alojamiento del sitio web (servidor VPS), correo electrónico, facturación electrónica, sistema administrativo y contable, y mensajería de WhatsApp (WhatsApp/Meta).
Autoridades: cuando lo exija una ley, una orden judicial o una solicitud de una autoridad competente.

Algunos de estos proveedores, como los servicios de WhatsApp o de alojamiento, pueden almacenar información fuera de Colombia. En esos casos, UP MOTOS realiza la transmisión o transferencia conforme a la Ley 1581 de 2012 y exige a los encargados, mediante contrato o condiciones de servicio, un nivel adecuado de protección y el uso de los datos solo para la finalidad encomendada.

15. Uso de cookies

Las cookies son pequeños archivos que el sitio guarda en su navegador. upmotos.com usa cookies técnicas necesarias para funcionar: mantener la sesión iniciada, recordar el carrito de compras y completar el pago. Sin ellas la tienda no funciona correctamente.

Si en el futuro el sitio usa cookies de análisis o de publicidad, se pedirá su aceptación antes de activarlas. Usted puede borrar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones de la tienda podrían dejar de funcionar.

16. Comunicaciones comerciales

UP MOTOS solo envía promociones, novedades y publicidad por correo, WhatsApp, SMS o llamada a quienes lo hayan autorizado expresamente. Conforme a la Ley 2300 de 2023:

El titular puede elegir por cuál canal desea recibirlas.
Los contactos se hacen solo de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca los domingos ni los días festivos.
La frecuencia de los contactos respeta los límites de la Ley 2300 de 2023 y no resulta invasiva para el consumidor.
El titular puede dejar de recibirlas en cualquier momento, respondiendo «NO» por WhatsApp o escribiendo a administracion@upmotos.com, sin costo y sin que eso afecte sus compras.

Los mensajes relacionados con un pedido en curso, como confirmaciones, envíos, facturas o garantías, no son publicidad y se envían para cumplir la compra.

17. Conservación y eliminación segura

Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recogieron y las obligaciones legales aplicables. Por ejemplo, las facturas y los soportes contables se conservan durante el término que exigen las normas comerciales y tributarias (diez años, según el Código de Comercio) y los datos laborales, durante el tiempo que exige la legislación laboral y de seguridad social.

Cumplida la finalidad y el plazo legal, los datos se eliminan de forma segura: se borran de los sistemas, se destruyen los documentos físicos y se sobrescriben las grabaciones, de manera que no puedan recuperarse.

18. Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige a partir del 18 de octubre de 2026 y reemplaza la versión anterior. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los plazos legales de conservación.

UP MOTOS podrá modificar esta política para ajustarla a cambios legales o de operación. Los cambios sustanciales se informarán en esta página y, cuando afecten la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.

Última actualización: 18 de octubre de 2026.